A obrigação de retenção fiscal de acordo com a lei holandesa

Atualizado em 26 de junho de 2023

Ao iniciar um negócio holandês, você precisará aderir a todas as leis holandesas que regulam o ambiente de negócios. Uma dessas leis é a chamada obrigação de retenção fiscal. Isso basicamente diz que você precisa arquivar a administração do seu negócio por um determinado período de anos. Por que? Porque isso permite que as autoridades fiscais holandesas verifiquem sua administração sempre que acharem adequado. A obrigação de retenção de impostos é uma obrigação legal que se aplica a todos os empresários na Holanda. Se você está acostumado a trabalhar com arquivos antigos e formas de arquivar sua administração, isso pode ser um grande desafio. Existe até uma boa chance de, sem saber, você não estar cumprindo a obrigação de retenção.

Em essência, a obrigação de retenção fiscal estabelece que todos os empresários na Holanda são legalmente obrigados a manter a administração de sua empresa por sete anos. Observe que, para alguns documentos, aplica-se o período de retenção de sete anos, mas para outros dez anos. Os documentos também precisam ser armazenados de forma a permitir que os inspetores das autoridades fiscais holandesas verifiquem facilmente a administração dentro de um período de tempo razoável. Neste artigo, vamos delinear o que significa a obrigação de retenção fiscal para a sua empresa, como você pode aderir a ela e quais as armadilhas a serem observadas.

Informações sobre a obrigação de retenção fiscal

Como já explicamos acima, todos os empresários holandeses têm a obrigação legal de oferecer às autoridades fiscais holandesas a oportunidade de verificar a administração até sete anos atrás. Isso se aplica a dados básicos sobre seus gastos e ganhos financeiros, como razão geral, administração de estoque, contas a receber e contas a pagar, administração de compras e vendas e administração da folha de pagamento. Portanto, todo o dinheiro que sai e entra durante um determinado ano fiscal, que vai do dia 1^st de Janeiro até 31^st de dezembro. Você precisa ter em mente que isso significa que todo empresário holandês deve ser capaz de mostrar todos os dados dos últimos sete (ou dez) anos, durante uma verificação aleatória pelas autoridades fiscais. Aleatório significa que eles podem aparecer sem avisar, então você geralmente sempre precisa estar preparado.

Existem muitas razões possíveis para uma verificação acontecer, embora às vezes aconteça apenas como uma auditoria geral. O fisco pode simplesmente decidir que você precisa de uma verificação periódica, para ter certeza de que está fazendo tudo legalmente e com a administração em dia. Essas verificações acontecem aleatoriamente, mas não com muita frequência. Em outros casos, há principalmente uma razão clara pela qual as autoridades fiscais decidem verificar você. Por exemplo, você enviou declarações que as autoridades fiscais consideram suspeitas. Ou você pode pensar em uma investigação que o inspetor fiscal realiza em um de seus fornecedores, parceiro de negócios ou outro terceiro envolvido. O inspetor então solicita acesso à sua administração e verifica se detecta erros ou irregularidades. É por isso que contadores e contadores costumam apontar para seus clientes que é muito importante fazer uma administração bem elaborada e concisa.

Não apenas porque o fisco pode entrar e mergulhar na sua administração, mas também por outros benefícios específicos para você e sua empresa. Se você administra uma administração sólida, isso fornece informações sobre seus números financeiros. Você pode ver isso em paralelo com um livro doméstico: você monitora todo o dinheiro que está entrando e saindo. Isso significa que você sabe exatamente onde há problemas, por exemplo, quando gasta mais em ativos do que realmente obtém em lucros. Apesar do fato de que a chance de um inspetor bater à sua porta pode não ser grande, ainda assim é aconselhável ter a administração em ordem. Para os empresários, a contabilidade também é uma fonte confiável de números para tomar decisões informadas. Isso significa que é mais fácil decidir quando investir em algo novo, em vez de investir menos e ganhar mais dinheiro por um período de tempo. Dá-lhe uma visão global da rentabilidade da sua empresa, o que é muito importante se quiser alcançar o sucesso genuíno.

Quando aplica o período de obrigação de retenção de 10 anos?

Como mencionamos brevemente acima, o período regular de retenção é de 7 anos. Em alguns casos, os empreendedores precisarão armazenar informações e dados por mais alguns anos, ou seja, 10 anos. Uma das situações em que se aplica esta obrigação de retenção prolongada é quando é proprietário ou arrenda um edifício de escritórios ou outro tipo de instalações comerciais. Os dados sobre bens imóveis estão sujeitos a uma obrigação de retenção de dez anos, pelo que se for proprietário de qualquer tipo de propriedade através da sua empresa, está sujeito ao período de retenção mais longo. O mesmo se aplica quando a sua empresa presta ou está envolvida na prestação de serviços de radiodifusão e televisão, serviços eletrónicos e/ou serviços de telecomunicações, tendo também optado pelo chamado regime OSS (One-Stop-Shop). Lembre-se de que é totalmente possível fazer acordos com as autoridades fiscais sobre certos regulamentos ou acordos, como:

• Quão detalhada a administração deve ser
• A maneira como os registros são mantidos
• Manter dados diferentes dos dados básicos por um período de tempo mais curto

Também manter e atualizar, se aplicável, o registro de tempo "dados básicos" para a dedução fiscal empresarial anual. Isso também é verdade para manter um bom registro de quilometragem. Você deve manter um para usar seu carro particular para negócios, ou o contrário: quando você usa seu carro comercial apenas para negócios e nunca para particulares.

Quem deve manter uma administração, exatamente?

Uma das primeiras perguntas que você pode fazer é quem é obrigado a manter uma administração por pelo menos 7 anos? Na realidade, todo empresário é obrigado a fazê-lo. Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio: a obrigação recai sobre todos os empresários holandeses. Você não precisa apenas manter uma administração, mas a administração também deve ser mantida de forma que permita que as autoridades fiscais a verifiquem. Portanto, existem algumas regras e regulamentos envolvidos, o que significa que sua administração deve ser adequada de acordo com a lei holandesa. Necessita desta administração para apresentar corretamente uma declaração de IVA e declaração de entregas intracomunitárias (ICP), mas também para poder conduzir corretamente o seu negócio. Em geral, isso significa que você precisa manter todos os documentos originais, para poder mostrá-los ao fiscal quando ele fizer uma verificação.

Quem está isento de manter registos de IVA completos?

Existem alguns empresários que não têm de manter registos de IVA completos:

• Empresários que apenas fornecem bens ou serviços isentos de IVA
• Entidades jurídicas que não são empresários, mas têm um número de identificação IVA

Obrigações administrativas adicionais

Você possui uma empresa que comercializa mercadorias de margem? Então obrigações administrativas adicionais se aplicam a você. O que são bens de margem? Bens de margem são geralmente bens usados ​​(de segunda mão), que você comprou sem pagar IVA. Sob certas condições, os seguintes itens também podem ser considerados mercadorias marginais:

• Arte
• Antiguidades
• Colecionáveis ​​que você compra ou importa com IVA.

O que se enquadra na categoria de bens usados?

Bens usados ​​são todos os bens que você pode usar novamente, mesmo após o reparo. Observe que todos os bens que você compra de um particular são sempre bens usados, mesmo que nunca tenham sido usados. Bens usados ​​também incluem bens criados internamente ou, como no caso de cavalos. Ao negociar mercadorias com margem, você precisa manter registros. Isso se deve ao fato de que o comércio de mercadorias marginais está sujeito a obrigações administrativas gerais. Além disso, regras diferentes se aplicam à sua administração de produtos de margem. A compra e venda de bens de margem devem, obviamente, ser mantidas em seus registros. Para esses produtos, existem dois métodos diferentes para conseguir isso:

• Você calcula o IVA por mercadoria individual e acompanha as compras e vendas por item em sua administração. As autoridades fiscais chamam isso de método individual.
• Você calcula o IVA sobre a margem de lucro total em um período de declaração. Chamamos isso de método da globalização.

Ambos os métodos estão sujeitos a obrigações administrativas adicionais. Então, qual método você usa? Esta pergunta pode ser respondida afirmando que depende do tipo de mercadoria qual método você pode usar. O método de globalização é obrigatório para as seguintes mercadorias:

• Meios de transporte, como carros, motocicletas, bicicletas, ciclomotores e caravanas
• Vestuário
• Mobiliário
• Livros e revistas
• Equipamentos de foto, filme e vídeo
• Fitas de vídeo, DVDs, cassetes de música, CDs, LPs, etc.
• Instrumentos musicais
• Electrodomésticos
• Aparelhos elétricos
• Animais
• Arte, antiguidades e colecionáveis ​​(sob certas condições, conforme mencionado anteriormente)

O método de globalização também é obrigatório para as peças, acessórios e insumos utilizados nessas mercadorias, uma vez que fazem parte integrante das próprias mercadorias de margem. Então, mesmo que você coloque um escapamento novo no seu carro usado, ele vai fazer parte da margem boa (o carro).

Mercadorias que não são qualificadas como mercadorias de margem

Você comercializa outros produtos além dos produtos de margem? O que significa que seus produtos não são qualificados como usados? Então você precisa aplicar o método individual, em oposição ao método da globalização. O método de globalização permite compensar margens de lucro negativas com margens de lucro positivas. No entanto, isso não é permitido com o método individual. Em qualquer caso, é totalmente possível solicitar às autoridades fiscais holandesas que alterem os métodos, sempre que você acreditar que isso será o mais adequado para você. Somente no caso de você ser um leiloeiro ou um intermediário agindo em seu nome como leiloeiro, você não poderá aplicar o método de globalização. Isso pode ser devido ao fato de que um leiloeiro funciona como um intermediário entre compradores e vendedores e, portanto, não pode ser visto como o proprietário do item. Além disso, você pode vender produtos de margem com IVA. Na verdade, você pode optar por vender produtos de margem com IVA. Você pode ler o que precisa fazer em sua administração em Consequências administrativas na venda ao abrigo do regime normal de IVA.

Os documentos exatos que você precisa manter durante um determinado período de tempo

Como mencionamos anteriormente, você precisa manter todos os dados básicos da administração da sua empresa por um período de 7 anos, para que o fisco possa verificar os dados. O período de 7 anos começa quando o valor atual de qualquer bem ou serviço expira. Para poder explicar o que significa 'atual' neste contexto, podemos usar o exemplo de um contrato de locação de carro. Imagine que você aluga um carro por um período de 3 anos. Enquanto o contrato estiver ativo, o bem ou serviço é visto como atual. Com a rescisão do contrato, porém, o bem ou serviço deixa de ser utilizado naquele momento e, portanto, se qualifica como vencido. O mesmo se aplica à situação, quando você faz um pagamento final para pagar algo (off). A partir desse momento, você precisa armazenar os dados desse bem ou serviço por 7 anos consecutivos, pois é quando o período de retenção realmente começa. Claro, você gostaria de saber quais documentos e quais dados você precisará arquivar. Os dados básicos consistem no seguinte em geral:

• O livro razão geral
• A administração de estoque
• A administração de compras e vendas
• Administração de contas a receber e contas a pagar
• A administração da folha de pagamento

Além dos dados básicos mencionados acima, você precisa levar em consideração o fato de que também deve manter todos os dados mestre. Os dados mestre referem-se a assuntos como informações sobre seus devedores e credores e arquivos de artigos. Observe que todas as mutações nos dados mestre devem ser rastreáveis ​​posteriormente.

A maneira correta de armazenar faturas

Uma parte importante da obrigação de retenção é a maneira específica pela qual os dados são recebidos e armazenados. De acordo com as disposições legais que cobrem este assunto específico, você deve manter os livros, documentos e suportes de dados importantes para a tributação exatamente da mesma maneira que você os recebeu. Portanto, em seu estado original, significando a gravação primária dos dados de origem. Isso significa que um documento recebido digitalmente também precisa ser armazenado digitalmente, o que pode parecer contra-intuitivo no início, já que armazenar dados fisicamente costumava ser a norma por tanto tempo. Isso não se aplica mais. Por exemplo, um orçamento ou fatura que você recebe por e-mail precisa ser armazenado em arquivo digital, pois a forma original como você o recebeu é digital. De acordo com as regras da obrigação de retenção, você só pode armazenar esta cotação ou fatura digitalmente.

Outra coisa que você deve fazer é armazenar a fonte do arquivo que você recebeu, além de armazenar cada arquivo digital digitalmente. Apenas guardar a fatura em si não é suficiente, porque as autoridades fiscais querem que você possa provar que, após o recebimento, a fatura não foi corrigida por você manualmente. Então, você percebe isso armazenando não apenas a fatura em si, mas também o e-mail no qual a fatura foi anexada. Isso permite que o inspetor veja se a fatura que você salvou como arquivo PDF ou Word é realmente a mesma que foi originalmente recebida por e-mail. Os dados no sistema de informação, os chamados dados derivados, devem ser rastreáveis ​​até os dados de origem. Essa trilha de auditoria é uma condição importante quando se trata de armazenar digitalmente a administração. Você também pode solicitar a identificação de seus clientes. O que não é permitido, de acordo com as regras do GDPR, porém, é que essa forma de identificação seja copiada e, por exemplo, armazenada em uma administração. Isso só é permitido nos casos em que isso é obrigatório, como quando você está contratando um funcionário ou as pessoas precisam provar sua identidade para se tornar assinante de (alguns) dos serviços que você oferece.

A maneira correta de manter uma administração física

Uma factura ou outro documento que receba por correio em papel, e que deva ser guardado, pode efectivamente digitalizar e guardar digitalmente de acordo com as autoridades fiscais. Então, basicamente, você substitui o arquivo de origem, que é a fatura em papel, por um arquivo digital. Isso se chama conversão. Mas lembre-se de que, nesse cenário, você também precisa manter o arquivo original, como mencionamos acima, pelo período legalmente vinculativo. Ao digitalizar, existem alguns fatores importantes sobre os quais você deve ser informado. Os proprietários de empresas geralmente digitalizam digitalizando faturas, tirando fotos de documentos ou tendo uma ferramenta de digitalização vinculada ao seu programa de contabilidade, também chamado de 'digitalizar e reconhecer'. Só através desta última forma de digitalização é possível digitalizar as faturas não só com mais facilidade, mas também de acordo com o procedimento correto.

Em um folheto sobre a obrigação de retenção, as autoridades fiscais holandesas referem-se às condições que uma conversão deve atender. É importante, aqui, que os recursos de segurança do documento original não sejam perdidos. Isso significa que você sempre mantém as faturas em papel fisicamente (em papel) pelo período de sete anos. Especialmente os recibos pagos em dinheiro são difíceis para as autoridades fiscais verificarem a autenticidade. Por outro lado, também existem exemplos de escritórios de contabilidade que fizeram acordos com o fisco sobre isso. Por exemplo, os escritórios receberam coletivamente permissão para todos os seus clientes armazenarem faturas físicas digitalmente, para que não precisem mais manter nada em papel. É sensato para você, como empresário, explorar suas opções e possivelmente conversar com as autoridades fiscais sobre seus desejos específicos. Eles geralmente estão dispostos a ser flexíveis e ajudá-lo de determinadas maneiras, desde que você mantenha tudo limpo, transparente e legal.

A maneira correta de armazenar dados digitais

Existem várias maneiras de armazenar dados digitais adequadamente. A condição mais importante é, obviamente, que os dados sejam armazenados por 7 (ou 10) anos. Você armazena todos os seus dados e trabalha em seu próprio servidor? Então, a lei fiscal holandesa determina que você precisa ter um bom procedimento de backup, enquanto também precisa executar esses backups de forma consistente. Além disso, esses backups devem ser armazenados em um local diferente do local onde a administração digital está localizada. Você pode, por exemplo, usar um disco rígido externo para esse fim. Também é permitido e possível optar por uma solução em nuvem para armazenar seus dados. Você sabia que o software de contabilidade baseado em nuvem tem muitas vantagens, como as seguintes: 

• Você e seu contador ou contador podem acessar os dados de qualquer dispositivo
• Seus dados são mantidos em segurança e não podem ser perdidos ou danificados se um computador ou outro dispositivo travar
• Você pode se informar e orientar sua empresa com base em dados reais e atuais
• Você também pode vincular outros programas ao software de contabilidade

Ao manter essas regras em mente, você está bastante seguro de armazenar sua administração digital da maneira correta. A seguir, descreveremos alguns detalhes mais interessantes sobre uma administração digital.

Condições extras e requisitos relativos ao armazenamento digital de arquivos e dados

Você armazenou dados em equipamentos antigos? A obrigação de retenção também significa que os dados retidos devem ser acessíveis. Portanto, você precisará acessar e abrir o arquivo original. Isso significa que, por exemplo, equipamentos antigos que permitem acessar dados devem ser preservados, caso determinados arquivos digitais só possam ser consultados dessa forma. Você pode pensar em uma mídia de armazenamento antiga, como um disquete antigo ou uma versão anterior do Windows. Além disso, a maioria dos pacotes de contabilidade suporta financeiramente o chamado arquivo de auditoria. O arquivo de auditoria é um trecho do livro razão geral. Ressalta-se, porém, que não basta manter apenas o arquivo de auditoria, pois não inclui todos os lançamentos administrativos. Além disso, tenha em mente todos os meios de comunicação eletrônicos, como calendário, aplicativos e SMS. Todas as mensagens via e-mail, WhatsApp, SMS e até Facebook devem ser mantidas na medida em que sejam consideradas na categoria 'comunicação empresarial'. Em caso de fiscalização, essas informações devem ser disponibilizadas no formulário solicitado pelo fiscal. Esta regra também se aplica à manutenção de uma agenda digital.

Mais sobre a conversão de arquivo em papel para mídia digital ou de armazenamento

Sob certas condições, você pode transferir dados de um meio de armazenamento para outro. Por exemplo, digitalizar um documento em papel ou o conteúdo de um CD-ROM para um pendrive. Claro, existem certas condições para poder fazer isso, que são as seguintes:

• A conversão é feita corretamente e completamente
• Os dados convertidos estão disponíveis durante todo o período de retenção
• Você é capaz de reproduzir os dados e torná-los legíveis e controláveis ​​dentro de um prazo razoável

Se você conseguir perceber isso, não será mais obrigado a manter documentos em papel. Portanto, se você conseguir atender às condições acima, não precisará mais manter o documento original. Isso economizará tempo e espaço, pois você não precisará mais de uma administração física. Então, basicamente, a versão digital substituirá o original. Em princípio, a conversão é possível para todos os documentos, com exceção de:

1. A planilha de balanço
2. A declaração de ativos e passivos
3. Certos documentos alfandegários.

Sem uma administração física, você pode realmente economizar muito espaço de escritório e muito trabalho extra. Chega de procurar em arquivos antigos ou caixas de sapatos em armários cheios. Quando você olha para os desenvolvimentos digitais dos últimos 10 a 20 anos, é sensato dar o passo para uma administração totalmente digital. É quase impossível perder um arquivo armazenado digitalmente, especialmente quando você usa uma solução baseada em nuvem. Além disso, é muito mais fácil e rápido fazer o loop de arquivos digitais. Ajude também o seu contador. Fale com o seu contabilista de vez em quando e tente organizar a administração de forma a cumprir a obrigação legal de retenção. Os programas de contabilidade on-line não apenas fornecem administrações mais controláveis. Com firewalls bem protegidos e chaves seguras, bons programas de contabilidade online armazenam automaticamente sua administração na nuvem. Você pode vê-lo como um cofre digital, em um local seguro, que ninguém mais pode acessar além de você e seu contador. Ou: as autoridades fiscais, quando o inspetor tem que verificar seus livros.

Intercompany Solutions pode informá-lo mais sobre a obrigação de retenção fiscal

Como você pode ver, há muita coisa envolvida com a obrigação de retenção fiscal. É aconselhável manter-se sempre informado sobre a legislação mais recente sobre o assunto, para que você saiba, como empresário, que está operando em conformidade com todas as leis holandesas aplicáveis. Seu contador deve realmente informá-lo sobre isso, bem como sobre todas as opções para cumprir esta lei de maneira adequada e segura. Se você não tem um contador e não sabe como cumprir, ou talvez tenha acabado de abrir seu próprio negócio e seja novo nesses tópicos: em todos esses casos, você sempre pode entrar em contato Intercompany Solutions. Podemos fornecer a você ampla assessoria financeira e fiscal, incluindo a melhor maneira de manter uma administração adequada. Também podemos oferecer suporte e aconselhamento quando se trata de pagar impostos e elaborar sua declaração anual de impostos. Não hesite em nos contatar diretamente para mais informações.

Fontes:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/